Politique de confidentialité

Consentement à l’utilisation et au stockage de renseignements personnels sur la santé

Au Centre Orthodontique Saint-Bruno, nous nous engageons à assurer un environnement de travail professionnel, sécuritaire et digne de confiance. Pour vous fournir des soins orthodontiques optimisés et un service personnalisé, nous utilisons, stockons et analysons certains renseignements personnels sur la santé que nous (a) recueillons auprès de vous, (b) générons au moyen de tests de diagnostic et lors de la planification des traitements ou (c) recevons de vos autres fournisseurs de soins de santé.

Vos renseignements personnels ne seront jamais recueillis, divulgués ou utilisés sans votre connaissance des faits ou sans votre consentement. Seules les personnes ayant un besoin de connaître un renseignement pour des raisons cliniques (ou administratives connexes) seront autorisées à y avoir accès. Dans le même ordre d’idées, nous adhérons au principe de ne divulguer que les renseignements indispensables à une tâche ou à une fonction. Notre personnel a reçu une formation sur l’importance d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. Le Centre Orthodontique Saint-Bruno respecte les dispositions émises de la Loi 25.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Nous recueillons habituellement différents types de renseignements. Ils comportent des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse ou autres coordonnées, des informations financières et sur la facturation, ce qui peut comprendre des numéros de carte de crédit et d’autres renseignements semblables. Lorsque nous recueillons des renseignements sur les cartes de crédit, nous le faisons conformément aux Normes de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS).

Nous recueillons et produisons également des renseignements personnels sur la santé, notamment :

• Les antécédents médicaux

• Les médicaments

• Les diagnostiques et les résultats des tests

• Les modèles d’étude, les radiographie, les photographies les odontogrammes et les empreintes

• Les recommandations de traitement, les plans de traitement et les notes d’évolution

• Les informations échangées à propos du consentement et, s’il y a lieu, les formulaires de consentement signés

• Les rapports et recommandations suite à des consultations chez des spécialistes

Comment utilisons-nous vos renseignements?

Nous croyons qu’il est important que vous sachiez comment nous utilisons vos renseignements. À cet effet, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements vous concernant seulement pour les fins suivantes :

• Prodiguer aux patients des soins sécuritaires et efficaces

• Évaluer vos besoins en matière de santé

• Vous conseiller sur les options de traitement

• Établir et maintenir la communication avec vous, notamment pour planifier et vous rappeler les rendez-vous

• Nous permettre de prendre contact avec vous

• Communiquer avec d’autres professionnels de la santé, y compris des spécialistes et des dentistes généralistes qui participent à vos soins

• Nous permettre d’assurer un suivi efficace des traitements, des soins et de la facturation

• Aider à des fins d’enseignement et de démonstrations en protégeant votre anonymat

• Se conformer aux exigences légales et réglementaires, y compris communiquer avec l’organisme de réglementation dentaire provincial, le commissaire à la protection de la vie privée ou tout conseil d’examen législatif, prévu par la loi

• Se conformer à une ordonnance du tribunal en cas de procédures judiciaires

• Facturer des biens et des services

• Traiter les paiements par carte bancaire et espèces

• Recouvrer les comptes impayés

• Se conformer aux exigences réglementaires et à la loi en général

• Si la décision de vendre la clinique est prise :

• Permettre aux acheteurs éventuels d’évaluer la clinique dentaire

• Permettre aux acheteurs éventuels d’effectuer une vérification avant la vente

La liste précédente est plutôt longue car nous la voulions aussi exhaustive que possible. Toutefois il est fort probable, qu’en ce qui vous concerne, un grand nombre de ces éléments ne s’appliquerons jamais.

Avant d’utiliser ou de divulguer les renseignements personnels dans un but autre que ceux identifiés précédemment, nous vous informerons de ce nouveau but et nous ne procéderons qu’avec votre consentement.

Comment vos renseignements sont-ils stockés et qui y a accès?

Vos renseignements peuvent être sauvegardés sous forme physique (dossier inactif depuis moins de 5 ans qui n’ont pas encore été numérisés, modèles, etc.). Ils sont alors soit protégés par le personnel. Les renseignements numériques sont sauvegardés sur des serveurs locaux de fichiers cryptés dans des endroits sécurisés/avec accès contrôlé. Les renseignements numériques sont protégés par un mot de passe et stockés sur des systèmes qui enregistrent toute trace d’accès aux données ce qui est indispensable lors d’enquête pour accès non autorisé. Nos systèmes sont protégés par du matériel et des logiciels de sécurité informatique conformes aux normes de l’industrie.

Nous pourrions éventuellement conclure des ententes avec des fournisseurs tiers spécialisés dans le stockage et la protection des données. Parfois, ces données sont sauvegardées en toute sécurité dans le nuage, ce qui peut inclure des emplacements en dehors du Canada. Dans ces cas, seules les personnes contractuellement responsables de la sécurité et de la protection de vos données pourront y accéder. Nous conclurons des ententes contractuelles uniquement avec des fournisseurs qui respectent les normes et les exigences légales du Canada en matière de stockage et de protection des renseignements personnels sur la santé.

Consentement à l’utilisation et à la collecte d’information à partir de notre site Internet

Loi applicable

Notre politique est conforme aux lois énoncées dans la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

Renseignements personnels collectés de manière automatique

Par votre connexion sur notre site Internet, certains renseignements personnels sont échangés entre votre ordinateur et notre serveur. Cet échange est nécessaire pour que les données contenues sur notre site puissent être correctement communiquées à l’équipement informatique que vous utilisez. Ces renseignements personnels sont conservés par le Centre Orthodontique Saint-Bruno seulement pour des fins techniques et statistiques reliées au rendement de notre site Internet.

Les renseignements visés sont les suivants: 

• le nom de domaine de votre fournisseur d’accès à Internet;

• votre navigateur (Explorer, Firefox, etc.);

• votre système d’exploitation (Windows, Mac OS, etc.);

• la date et l’heure de votre visite;

• les pages Internet consultées.

À noter que les adresses IP ne sont ni enregistrées, ni stockées (Propriétés Google Analytics 4)

Utilisation de témoin de connexion

Le Centre Orthodontique Saint-Bruno ne conserve aucun témoin de connexion (communément appelé « cookie ») de façon permanente. Seul un témoin de connexion temporaire est utilisé lors de votre visite sur notre site afin d’améliorer la performance de certaines fonctionnalités qui y sont présentes.

Vous avez la possibilité de désactiver vos témoins de connexion via votre navigateur Web. Toutefois, cette désactivation peut avoir pour effet de restreindre certaines fonctionnalités de notre site Internet.

Renseignements personnels transmis volontairement par courriel

Les renseignements personnels que vous nous communiquez volontairement par courriel ou par le formulaire de contact de notre site Internet, tels votre nom et votre adresse courriel, ne seront utilisés que pour permettre au personnel de la clinique de vous répondre ou de donner suite à votre demande, et ne seront pas conservés.

Comment nous utiliserons les données personnelles

Les données personnelles recueillies sur notre site seront utilisées uniquement aux fins précisées dans la présente politique ou indiquées sur les pages pertinentes de notre site. Nous n’utilisons pas vos données au-delà de ce que nous divulguons.
Les données que nous recueillons automatiquement sont utilisées aux fins d’amélioration de l’expérience utilisateur, de préférences publicitaires et de profilage marketing.
Les données que nous recueillons de façon non automatique sont utilisées à des fins de communications.

Avec qui nous partageons les données personnelles

Employés

Nous pouvons divulguer à tout membre de notre organisation les données utilisateur dont il a raisonnablement besoin pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente politique.

Autres divulgations

Nous nous engageons à ne pas vendre ou partager vos données avec des tiers, sauf dans les cas suivants :

• Si la loi l’exige

• Si elle est requise pour toute procédure judiciaire

• Pour prouver ou protéger nos droits légaux

• À des acheteurs ou des acheteurs potentiels de cette société dans le cas où nous cherchons à la vendre la société.

Si vous suivez des hyperliens de notre site vers un autre site, veuillez noter que nous ne sommes pas responsables et n’avons pas de contrôle sur leurs politiques et pratiques confidentialité.

Combien de temps nous stockons les données personnelles

Les données des utilisateurs seront conservées pour une durée de 2 mois après la dernière communication.
Nous veillerons à ce que les utilisateurs soient avisés si leurs données sont conservées plus longtemps que cette durée. De plus, une demande de suppression des données d’un utilisateur est possible, il vous suffit de rédiger au responsable de la politique de confidentialité, la demande sera traitée dans un délai de 6 semaines par API User Deletion de Google Analytics.

Comment nous protégeons vos données personnelles

Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement informatique sécurisé.
Nous assurons la sécurité de vos informations confidentielles en intégrant les technologies adéquates selon les meilleures pratiques d’usage au moment de la collecte.
Alors que nous prenons toutes les précautions raisonnables pour nous assurer que nos données d’utilisateur sont sécurisées et que les utilisateurs sont protégés, il reste toujours du risque de préjudice. Internet en sa totalité peut être, parfois, peu sûr et donc nous sommes incapables de garantir la sécurité des données des utilisateurs au-delà de ce qui est raisonnablement pratique.

Mise en application générale de la politique de confidentialité

Engagement de la confidentialité

Tous les employés de la clinique ont signé un engagement de confidentialité.

Responsable de la politique de confidentialité

Nous avons désigné Dr Mathieu Laramée responsable des données et de la protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations, vous pouvez communiquer avec Dr Laramée à l’adresse dr.laramee@orthosaintbruno.com.

Vos droits en tant qu’utilisateur

En tant qu’utilisateur, vous avez le droit d’accéder à toutes vos données personnelles que nous avons collectées. En outre, vous avez le droit de mettre à jour ou de corriger toute donnée personnelle en notre possession à condition qu’elle soit acceptable en vertu de la loi.
Vous pouvez choisir de supprimer ou de modifier votre consentement à la collecte et à l’utilisation des données en tout temps, pourvu qu’il soit légalement acceptable de le faire et que vous en ayez informé dans un délai raisonnable.

Modifications

Cette politique de confidentialité peut être modifiée à l’occasion afin de maintenir la conformité avec la loi et de tenir compte de tout changement à notre processus de collecte de données. Nous recommandons à nos utilisateurs de vérifier notre politique de temps à autre pour s’assurer qu’ils soient informés de toute mise à jour. Au besoin, nous pouvons informer les utilisateurs par courriel des changements apportés à cette politique.